Privacyverklaring

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hart verwerkt persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, deelneemt aan onze activiteiten of programma’s, onze website gebruikt of zelf gegevens aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld wanneer je je inschrijft voor een cursus of activiteit, een formulier invult, contact met ons opneemt of je aanmeldt voor een nieuwsbrief.

Afhankelijk van de dienst of activiteit kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• geboortedatum of leeftijd;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bankrekeningnummer en betaalgegevens;
• gegevens over inschrijvingen, cursussen, activiteiten of andere diensten waarvan je gebruikmaakt;
• overige persoonsgegevens die je zelf verstrekt, bijvoorbeeld via een formulier, e-mail, correspondentie of telefonisch contact;
• IP-adres;
• internetbrowser en apparaattype;
• gegevens over jouw activiteiten op onze website;
• voorkeuren die je aan ons doorgeeft, bijvoorbeeld voor het ontvangen van bepaalde nieuwsbrieven;
• foto- en videomateriaal, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor het doel waarvoor we ze gebruiken.

5. Gegevens die wij niet rechtstreeks van jou ontvangen

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens via een organisatie waarmee wij samenwerken, bijvoorbeeld een school, culturele partner of maatschappelijke organisatie. Wanneer dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat er een geldige grondslag bestaat voor het delen en verwerken van deze gegevens en informeren wij betrokkenen daarover wanneer dat volgens de AVG nodig is.

6. Persoonsgegevens van minderjarigen

Hart organiseert veel activiteiten voor kinderen en jongeren en verwerkt daarom in bepaalde gevallen persoonsgegevens van minderjarigen, bijvoorbeeld voor deelname aan een cursus, activiteit of onderwijsprogramma.

Voor het verwerken van persoonsgegevens van kinderen is niet in alle gevallen toestemming van een ouder of verzorger vereist. Welke grondslag geldt, hangt af van het doel en de manier waarop de gegevens worden verwerkt. Wanneer toestemming wél de grondslag is en het gaat om een online dienst waarvoor een kind jonger dan 16 jaar zelf toestemming zou moeten geven, vragen wij toestemming aan een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

We gaan extra zorgvuldig om met persoonsgegevens van kinderen en verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de betreffende activiteit of dienstverlening.

7. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Hart verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag uit de AVG bestaat. Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de situatie.

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor de volgende doeleinden:

• inschrijvingen voor cursussen, lessen, workshops, evenementen en andere activiteiten verwerken en uitvoeren – voor de uitvoering van een overeenkomst;
• betalingen, facturen en onze financiële administratie verwerken – voor de uitvoering van een overeenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• contact opnemen en vragen, verzoeken of klachten beantwoorden – afhankelijk van de situatie voor de uitvoering van een overeenkomst of op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening goed uit te voeren;
• deelnemers informeren over een cursus, activiteit, wijziging of andere relevante praktische informatie – voor de uitvoering van een overeenkomst;
• nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie versturen – wanneer nodig op basis van jouw toestemming of, waar de wet dat toestaat, ons gerechtvaardigd belang;
• onderzoek en evaluaties uitvoeren om onze activiteiten en dienstverlening te verbeteren – op basis van ons gerechtvaardigd belang of, wanneer nodig, toestemming;
• onze website beheren, beveiligen en verbeteren en inzicht krijgen in het gebruik daarvan – op basis van ons gerechtvaardigd belang en, wanneer daarvoor toestemming vereist is, jouw toestemming;
• foto’s en video’s maken en publiceren – op basis van toestemming of een andere toepasselijke grondslag, afhankelijk van de situatie;
• klachten, geschillen en juridische procedures afhandelen – op basis van een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen jouw privacybelang en gebruiken wij niet meer gegevens dan daarvoor noodzakelijk is.

8. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Hart bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. De bewaartermijn verschilt daarom per soort gegeven en verwerking.

Wij hanteren onder andere de volgende uitgangspunten:

• gegevens uit onze financiële administratie bewaren wij zolang als nodig is om aan de wettelijke fiscale bewaarplicht te voldoen;
• gegevens die nodig zijn voor een cursus, activiteit of andere overeenkomst bewaren wij gedurende de looptijd daarvan en daarna alleen zolang dat nodig is voor administratie, eventuele vragen of juridische verplichtingen;
• gegevens uit contactformulieren en correspondentie verwijderen wij wanneer deze niet meer nodig zijn voor de afhandeling van de betreffende vraag of het verzoek;
• gegevens voor nieuwsbrieven bewaren wij zolang je daarvoor bent aangemeld. Wanneer je je uitschrijft, stoppen wij met het versturen van de nieuwsbrief. Gegevens die nodig zijn om je uitschrijving te respecteren kunnen wij langer bewaren;
• gegevens waarvoor je toestemming hebt gegeven bewaren wij zolang de toestemming geldt of totdat het doel waarvoor de toestemming is gegeven is vervallen, tenzij een andere grondslag verdere bewaring rechtvaardigt;
• gegevens over websitegebruik worden bewaard volgens de termijnen die zijn beschreven in onze cookieverklaring.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Hart neemt geen besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering.

Als Hart in de toekomst dergelijke geautomatiseerde besluitvorming zou gebruiken, informeren we betrokkenen hierover en over de toepasselijke waarborgen.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Hart deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daarvoor een geldige grondslag hebben of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld delen met:

• IT-, hosting- en websiteleveranciers;
• leveranciers van inschrijf-, administratie- en klantbeheersystemen;
• e-mail- en nieuwsbriefdiensten;
• betaal- en financiële dienstverleners;
• docenten, uitvoerende professionals of samenwerkingspartners, voor zover zij gegevens nodig hebben om een activiteit of programma uit te voeren;
• accountants, adviseurs of andere professionele dienstverleners;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Hart verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over privacy en beveiliging, waaronder een verwerkersovereenkomst.

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein bestand dat bij een bezoek aan een website op je apparaat kan worden opgeslagen. Wij maken onderscheid tussen verschillende soorten cookies, zoals functionele cookies, analytische cookies en marketing- of trackingcookies.

Voor cookies waarvoor volgens de wet toestemming nodig is, vragen wij vooraf jouw toestemming via onze cookie-instellingen. Deze cookies worden niet geplaatst voordat je toestemming hebt gegeven. Je kunt jouw keuze later altijd wijzigen of je toestemming intrekken.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en bepaalde niet-privacygevoelige analytische cookies kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor wordt voldaan.

Voor een overzicht van de cookies die Hart gebruikt, de doeleinden en bewaartermijnen verwijzen we naar onze cookieverklaring.

12. Jouw privacyrechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je gebruikmaken van:

• het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• het recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• het recht om gegeven toestemming op ieder moment in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekken;
• het recht om niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten;
• het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een van jouw rechten uitoefenen

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring. Wij reageren in beginsel binnen één maand op jouw verzoek. Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat gebeurt, laten we je dat binnen de eerste maand weten.

Om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen om aanvullende informatie waarmee wij jouw identiteit kunnen vaststellen. We vragen daarbij niet méér informatie dan noodzakelijk is. Alleen wanneer dit nodig is om jouw identiteit vast te stellen, kunnen wij om een identiteitsbewijs of een andere vorm van identificatie vragen.

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Dan kun je contact met ons opnemen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Hart neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

We beoordelen onze beveiligingsmaatregelen periodiek en passen deze waar nodig aan. Medewerkers en externe partijen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor hun werkzaamheden.

Als je vermoedt dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik, neem dan contact met ons op via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring.

14. Wijzigingen in deze privacy verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, onze verwerking van persoonsgegevens of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen daar waar nodig actief over informeren.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 16 september 2026.